Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта

ЗАО "Техно-СПб" Системная интеграция

Современные системы электронного документооборота


Александр Глинских, к.т.н.


Продолжение, начало в ╚КИ╩ ╧ 9/2001

Российские системы электронного документооборота

За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться (это неоднократно отмечали и руководители служб АСУ в статьях об опыте комплексной автоматизации ведущих российских предприятий, традиционно публикуемых в ╚Компьютер-Информ╩). Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум ╚Кодекс╩); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других. Ниже будут кратко рассмотрены некоторые из этих систем.

БОСС-Референт
Система управления документооборотом БОСС-Референт разработана компанией АйТи на базе ПО Lotus Notes (являющимся сейчас распространенным стандартом для систем поддержки групповой работы). C помощью БОСС-Референта осуществляются:

Пользователь может получать всю информацию о клиентах и партнерах, планировать мероприятия и контакты, производить обмен информацией с территориально-рассредоточенными объектами. Пользуясь образцами бланков и документов, система позволяет составить любые договоры и проконтролировать их исполнение. Кроме того, система помогает выбрать партнеров для работы из общего списка клиентов, вести и контролировать все контакты с ними, давать распоряжения своим подчиненным по работе. Встроенная система электронной почты обеспечивает обмен сообщениями как с сотрудниками внутри организации, так и с внешними корреспондентами. Сообщения, помимо собственно текста, могут содержать графическое изображение, табличные данные, звуковую и видеоинформацию и другое; причем документы не обязаны иметь жесткой предопределенной структуры. Для удобства работы система поддерживает единую адресную книгу организации, группирует сообщения по папкам, архивирует и, при необходимости, печатает. Кроме работы с внутренними документами (приказы, распоряжения, служебные записки, заявления, нормативно-справочные и юридические документы), система позволяет регистрировать все входящие документы (письма, факсы, сообщения электронной почты), в т.═ч. телефонные обращения. БОСС-Референт предоставляет возможность ограничения доступа к отдельным документам или их типам на уровне конкретных исполнителей, организационных групп или ролей. Для конфиденциальных документов содержимое может быть зашифровано. Как система управления документооборотом БОСС-Референт является составной частью ПО БОСС, в которое входят системы БОСС-Референт, БОСС-Кадровик, БОСС-Бухгалтер. В качестве примеров внедрения системы БОСС-Референт можно привести недавно завершившийся проект на Магнитогорском металлургическом комбинате, а также внедрение системы в одной из крупнейших российских нефтегазовых компаний Сахалинморнефтегаз. Более подробно о системе БОСС-Референт см. ╚КИ╩ ╧ 6/2001, стр. 5.

N.System
СЭД N.System разработана петербургской компанией Центр Компьютерных Технологий также на базе ПО Lotus Notes/Domino и предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий. Она построена по модульному принципу, что позволяет последовательно внедрять любое количество необходимых модулей. N.System обладает: интуитивно понятным и дружелюбным к пользователю интерфейсом; значительными возможностями по изменению конфигурации и наращиванию; надежными средствами обеспечения безопасности данных. В ее состав входят следующие основные функциональные модули:

Делопроизводство. Предназначен для автоматизации работы с потоками входной/выходной корреспонденции, для регистрации документов, их выполнения, постановки на контроль и отслеживания состояния личных документов.

Внешние контакты. Предназначен для сбора информации о внешних контактах, планирования их подготовки и проведения, отслеживания их состояния, а также для аккумулирования и предоставления справочной информации пользователям или другим модулям.

Управление проектами. Предназначен для упрощения работы менеджера по проектам путем документирования всех процессов, составляющих проект. Является единым местом хранения всей документации по проекту (договоров, ТЗ, актов, отчетов). Также в модуле хранится ╚дерево╩ работ к проектам, т.═е. подробное описание процесса выполнения проекта.

Управление офисом. Предназначен для автоматизации административно-хозяйственной деятельности офиса.

Управление персоналом. Состоит из нескольких компонентов (╚Структура организации╩, ╚Отдел кадров╩, ╚Кадровые документы╩).

Справочно-информационный модуль. Предназначен для ведения справочников, необходимых для повседневной работы предприятия (прайс-листа, курса валют, новостей, резервирования ресурсов, ключевых слов, шаблонов документов).

N.System реализована в клиент-серверной архитектуре. В качестве сервера применяется Lotus Domino 5.0, работающий под управлением ОС MS Windows NT (можно также ОС Linux, AIX, Aurora, OS/400 и др.). С клиентской стороны устанавливается клиент Lotus Notes последних локализованных версий под управлением ОС Windows 9X или NT. Связь всех рабочих серверов и рабочих станций пользователей может осуществляться по любым сетевым протоколам (например, IP, IPX/SPX, NetBIOS). Возможна также удаленная работа через собственный протокол связи или Интернет.

Более подробно о СЭД N.System можно прочитать в ╚КИ╩ ╧ 5/2001.

Дело
Получила определенное распространение в России и СЭД Дело разработки компании ЭОС. Основу продукта составляют:

К основным функциям системы относятся:

Для формирования форм и отчетов система интегрирована с ПО MS Word и MS Excel, а также с почтовыми системами Linkworks (DEC). Разработан и Web-ориентированный вариант системы для распределенной работы с документами через Интернет.

LanDocs
Система LanDocs разработана компанией Ланит. Она представляет собой 2-уровневый комплекс программных средств для ролевых рабочих мест и ПО сетевых корпоративных услуг. В системе реализованы следующие основные функции:

Комплекс поставляется с настроенными классификаторами, которые можно редактировать. Административные функции: настройка на организационную иерархию предприятия, настройка на структуру должностей и функции исполнителей, определение прав доступа пользователей.

Крон
Система Крон разработана компанией Анкей. Эта система автоматизации документооборота и делопроизводства содержит следующие компоненты:

Внешний вид системы похож на рабочий стол Windows. Все объекты представлены в виде пиктограмм. Если щелкнуть по пиктограмме документа, то запустится внешняя прикладная программа, с помощью которой он и был создан. Входные данные поступят с сервера, а после сеанса редактирования или чтения будут там же сохранены. Это свойство позволяет встроить разработанную систему в уже имеющееся программное окружение. При вызове внешнего приложения в командную строку могут передаваться различные ключи, имена файлов и т.═д.

Объекты делятся на 2 основные категории: составные и простые. Внутри составных могут находиться другие объекты, в том числе, папки содержащие множество документов одного или разных классов, таких как текст, видео, графика, звук и т.═д. Система допускает проведение с этой папкой точно таких же операций, как и с отдельным документом.

Имеется функция электронной подписи═≈ своеобразный пароль для доступа к информации. Подпись бывает как ╚ознакомительная╩, так и ╚окончательная╩, после которой объект уже не может редактироваться. Регистрация возможна как сразу после создания (поступления) документа, так и после его рассмотрения руководством, и подразумевает заполнение карточки с реквизитами: автор, адресат, кем подписан и др. Зафиксированные документы появляются в соответствующей папке. Они могут быть переданы по почтовой системе другому пользователю или на исполнение. При этом не только передается сам документ, но и дается поручение с назначением ответственного. В системе хранится вся история прохождения документа, которая может быть доступна исполняющим его пользователям.

Для создания совместно используемых объектов и установления прав доступа к ним не требуется участие системного администратора. Также имеется возможность задать маршрут документооборота, в котором указывается путь прохождения того или иного объекта через систему. Этот маршрут может содержать проверку выполнения различных условий. Так, например, счет на оплату, в зависимости от суммы, может пойти по разным маршрутам и поступить в бухгалтерию лишь при наличии всех разрешающих резолюций.

Система позволяет обращаться к различной информации с соблюдением норм безопасности. Отдельные пользователи могут получать доступ к объекту только для чтения, поддерживается сохранение всех версий документа в процессе работы над ним. Также можно создавать специфические типы доступа. В дополнение ко всему, вход в систему с незарегистрированной рабочей станции невозможен.

Office Media
Компания InterTrust предлагает систему Office Media. В состав пакета входят следующие подсистемы:

Данный пакет предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций. Он построен по модульному принципу и обеспечивает выполнение следующих основных функций:

В комплект входят следующие БД: регистрация документов, обращения граждан, договоры, электронная библиотека документов, визирование и согласование, а также имеется набор служебных БД ╚Справочник организации╩, ╚Настройки системы╩, ╚Монитор заданий╩, ╚Картотека аудиовидеотеки╩.

Effect Office
Компания Гарант Интернэйшнл предлагает ПО Effect Office. Этот программный продукт может работать в одноранговой сети без сервера. Данная система управления документами совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Она предназначена для малых и средних фирм с числом рабочих мест до 100. Настройка системы для конкретной организации осуществляется с помощью модуля администратора в графическом режиме. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к ╚карточкам задания╩. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором. Контрольные параметры ≈ срок исполнения в днях и часах.

Евфрат
Компания Cognitive Technologies предлагает программу Евфрат. Она работает в среде MS Windows 95/98/NT/2000 и обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства, включая регистрацию, контроль исполнения, организацию и обслуживание электронного архива документов, полученных из самых различных источников. К ключевым возможностям системы можно отнести:

Кроме того, система поддерживает графические форматы (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат электронных таблиц Excel и обеспечивает режим быстрого просмотра с сохранением оригинального форматирования.

Варианты рабочих столов ╚Секретариат╩, ╚Бухгалтерия╩, ╚Отдел кадров╩, ╚Страховая компания╩, ╚Домашняя база Евфрат╩ позволяют организовать рабочее место каждого конкретного сотрудника. Можно гибко управлять представлением информации, подбирать шрифты и пр. Печать информации любого типа осуществляется как через соответствующее приложение, так и напрямую из Евфрат. Имеется набор сервисных утилит для тестирования базы данных, ее сжатия и архивирования. Открытый интерфейс позволяет создавать и подключать фильтры для работы с информацией любого типа и формата.

Продолжение следует


       КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ 
          Главная страница || Статьи ╧ 11'2001 || Новости СПб || Новости России || Новости мира

Анкета || Рубрики || Работа || Услуги || Поиск || Архив || Дни рождения
О "КИ" || График выхода || Карта сайта || Подписка

Главная страница

Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл ╧ 77-4461 от 2 апреля 2021 г.
Перепечатка материалов без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.

Телефон редакции (812) 118-6666, 118-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул. Коли Томчака, д. 9
e-mail:
Для пресс-релизов и новостей