Компьютер-Информ || Архив || Рубрики || Поиск || Подписка || Работа || О "КИ" || Карта
Александр Глинских, к.т.н
После этапа выбора корпоративной информационной системы (КИС) наступает этап внедрения, важность которого трудно переоценить. Действительно, все декларируемые разработчиками корпоративного ПО выгоды и преимущества, получаемые в результате приобретения конкретной КИС, проявятся только в случае ее успешного внедрения. Некоторым особенностям внедрения КИС на предприятиях и посвящена данная статья.
Аналитики AMR Research считают, что лидером на ERP-рынке будет не компания, которая сможет предоставить лучшую КИС, а фирма, оказывающая максимально полный комплекс услуг по ее внедрению и сопровождению. По своей сути, процесс внедрения КИС является достаточно затратным, поскольку эти системы дорогостоящие и сам процесс внедрения занимает много времени. Немало стоит и оплата услуг внедренцев. По данным Hewitt Associates 1999 HOT Technologies Survey, наивысшая зарплата на рынке информационных технологий (ИТ) США сейчас у специалистов, занимающихся разработкой/внедрением/сопровождением ERP-систем. Кроме того, продолжающаяся интеграция КИС (см. ╚КИ╩ 11/2000, стр. 22) ведет к дальнейшему возрастанию спроса предприятий на высококвалифицированных специалистов, знающих одновременно несколько КИС и различные виды бизнеса (что неизбежно повышает стоимость их услуг). В то же время, несмотря на растущую популярность использования КИС, не все так гладко и безоблачно на мировом рынке КИС. Особенно это относится к удовлетворенности заказчиков ходом и результатами внедрения КИС.
В отчете Boston Consulting Group (BCG) исследовалась проблема удовлетворенности предприятий результатами внедрения у них КИС. По мнению аналитиков BCG, КИС являются жизненно необходимыми для предприятий, однако успех внедрения зависит от того, удалось ли адаптировать их в соответствии с намеченными целями максимально близко к сути происходящего производственного процесса. В ходе исследования были опрошены 100 должностных лиц, отвечающих за внедрение КИС на предприятии в течение последних 3 лет. Эти предприятия занимаются различными видами деятельности, и в большинстве из них работает более 5000 сотрудников. Результаты опроса 100 высших должностных лиц ведущих компаний свидетельствуют, что только каждое третье предприятие удовлетворено результатами внедрения КИС при оценке по критериям ценообразования, ценовой эффективности, реального финансового воздействия и достижения поставленных целей. В частности, компания Hershey Foods, потратившая $112 млн на внедрение комплексной системы автоматизации, очень недовольна значительным отклонением процесса внедрения от плана (в эту систему входит ПО, оборудование и услуги компаний SAP AG, Siebel Systems, Manugistics и IBM). В то же время, по данным Gartner Group, соответствие проектов внедрения плановым показателям оценивается для ERP-систем в 60% (из них ╚досрочные╩ внедрения ≈ около 3%), а полностью провалившиеся проекты ≈ в 10%.
Достаточно показательны и другие результаты исследования. Отмечается малое число успешных внедрений. Невелико и доказательство пользы для предприятия от внедрения КИС. В то время как 60% респондентов считают, что их усилия по внедрению таких систем принесли значительную пользу, и 52% респондентов полагают, что они достигли поставленных бизнес-целей, только 37% отмечают ощутимое финансовое воздействие от внедрения КИС. В ходе опроса выявлен и рост неудовлетворенности заказчиков разработчиками КИС. 15% респондентов считают, что разработчики КИС не фокусируются на целях ведения бизнеса, 33% респондентов полагают, что разработчики КИС поощряют неоправданные расходы, а 12% просто расторгли контракт со своим первым разработчиком КИС. Кроме того, многие респонденты осознают, что цена внедрения КИС слишком высока. Каждый пятый респондент, внедривший у себя на предприятии ERP или SCM-приложения, считает, что мог сделать это же за меньшую цену (эти же респонденты полагают, что более половины расходов были излишни).
Респонденты считают КИС меньшей стоимости лучшими. Средняя стоимость проектов по внедрению КИС, получивших положительную оценку, составляет $10 млн, а средняя стоимость проекта с отрицательной оценкой ≈ $90 млн. Эффективное исполнение проекта по внедрению КИС не всегда удовлетворяет заказчика. У 58% респондентов с положительной оценкой результатов внедрения КИС исполнители проектов завершили их в срок и в рамках бюджета. Аналогичная картина характерна и для 33% респондентов с отрицательным отношением к результатам внедрения КИС.
Формулирование стратегии и целей являются главным фактором успешности внедрения КИС. Проекты, основанные на ясном стратегическом видении и стратегических оценках, достигли положительных результатов в 53% случаев (22% ≈ при отсутствии такого стратегического подхода). По мнению опрошенных, ключевым фактором для успеха внедрения является тщательный анализ текущей ситуации. Проекты, в которых проводился подробный анализ бизнес-возможностей (с учетом действий конкурента, лучших показателей для ведения бизнеса, а также существующей практики бизнеса), достигли положительных результатов в 56% случаев (и только в 8% случаев, когда такой анализ не проводился). Респонденты также отмечают необходимость частого пересмотра опций и альтернатив. Проекты, реализованные после тщательной оценки опций и альтернатив (то есть, простого перехода на более современное ПО, проведения перестройки производственных процессов и использования промежуточных решений) достигли положительных результатов в 43% случаев (и только в 9% случаев, когда эти опции во внимание не принимались).
В связи со всем вышесказанным участники мирового рынка КИС предпочитают говорить скорее о своем опыте ╚продуктивных╩, а не ╚успешных╩ внедрений (например, компания SAP AG). О ╚продуктивных╩ внедрениях имеет смысл говорить и в случае частичной реализации КИС на предприятии, т. е. отдельных модулей (что характерно как для российских, так и западных предприятий). За многие годы существования мирового рынка ИТ накоплен обширный опыт и сформулированы основные принципы реализации проектов внедрения КИС.
Факторы успеха внедрения КИС
Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения КИС:
1. Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения КИС и понимание основ их построения.
Ключевым фактором, без которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (а лучше, собственников) компании. У руководства успешного предприятия, в большинстве случаев, четко определены стратегические и тактические цели его развития, в том числе, в области автоматизации. Вообще, сейчас трудно найти руководителя (особенно, на крупных предприятиях), который не хотел бы с помощью современных средств автоматизации усовершенствовать управление предприятием и оптимизировать его расходы. Правильно внедренная КИС наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.
В то же время перед внедрением КИС руководство обязательно должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области управления предприятиями. Имеются ввиду основные теоретические принципы управления (SIC, MRP, ERP, Supply Chain, TQM и т. д.), референтные модели деятельности предприятий своей отрасли, опыт внедрения КИС на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения КИС, полученный от внедрения КИС эффект и т. д. Без такого предварительного обследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения КИС и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.
2. Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем КИС.
Успешное внедрение КИС невозможно без правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения необходимо крайне скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения КИС.
3. Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам-внедренцам.
Вследствие того, что руководство предприятия рассчитывает долго использовать внедренную КИС, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения КИС. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).
Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. И это является проблемой для большинства российских предприятий, часто не готовых заплатить несколько десятков тысяч долларов за обучение своих сотрудников. Но если сотрудники не прошли полный цикл обучения, то эффективность их последующей работы существенно падает, что, в лучшем случае, приводит к затягиванию проекта (в худшем - к многократному росту его стоимости и даже провалу). Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении КИС, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).
4. Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности.
При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:
- консультационное сопровождение внедрения КИС;
- непосредственное внедрение КИС.
Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.). Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами-внедренцами. В любом случае, опыт внедрений КИС (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что ╚самовнедрение╩ часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег). Cледовательно, надо приглашать внешних специалистов-внедренцев. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО (например, ╚Галактики╩, ╚Паруса-Корпорации╩, 1C, SAP R/3, Baan и т. д.). И число таких компаний постоянно увеличивается (особенно за последний год, что свидетельствует об огромной емкости отечественного рынка).
Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации КИС и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую КИС, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать КИС.
Внедрение КИС всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия, в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.
Основные принципы реализации проекта внедрения
1. Эффективность внедрения должна оцениваться отдачей от инвестиций (╚возвратом стоимости вложений╩). При этом, в общем случае учитываются следующие показатели:
- общая стоимость владения (total cost of ownership, TCO), включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходов на зарплату;
- время внедрения (time to implement, TTI), помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение (общее время называется time to benefit, TTB);
- возврат инвестиций (return on investment, ROI);
- общая сумма затрат предприятия на внедрение КИС (net present value, NPV), в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.
2. В ходе внедрения необходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика, игнорируя возможность добавления в систему новых необязательных требований и возможностей, иначе реализация проекта внедрения КИС затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить об адекватной оценке эффективности внедрения КИС).
3. Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть скрупулезно описаны и проанализированы перед внедрением, а не в процессе выполнения проекта.
4. Внедрение должно выполняться помодульно и начинаться с модулей, которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.
5. В процессе обследования предприятия должна быть внимательно проанализирована существующая программно-аппаратная платформа (в том числе, уже имеющееся, пусть и устаревшее, ПО материального и финансового учета) и определены пути ее интеграции (если это необходимо) с внедряемой КИС (не следует забывать и про перенос и конвертацию во внедряемую КИС важных данных).
6. Успешное внедрение КИС возможно только при тесной обратной связи с заказчиком и полной (реальной) поддержке группы внедрения руководством предприятия. При этом успех внедрения зависит от следующих факторов:
- характеристик самой КИС;
- опыта и квалификации внедренцев;
- обстановки на предприятии-заказчике (готовности к внедрению, финансовом положении и т. д.).
Организация выполнения проекта внедрения
Для эффективного управления проектом внедрения КИС необходимо четко определить последовательность действий по его выполнению, имеющих конкретные цели, ограниченных во времени и допускающих независимые процедуры верификации. Организационная составляющая имеет очень важное значение при реализации проекта внедрения КИС. Перед выполнением проекта обязательно должна быть сформирована группа управления. В ее полномочия должны входить:
- принятие решений по утверждению корпоративных стандартов и их корректировки;
- принятие оперативных решений в ходе выполнения работ;
-оценка деятельности работы сотрудников, входящих в группу внедрения, и принятие (при необходимости) управленческих решений по отношению к ним (поощрение и наказание).
Следует особо подчеркнуть, что решения в ходе выполнения проекта внедрения КИС должны приниматься оперативно, т. к. ожидание долгих согласований способно значительно затянуть проект (или совершенно разрушить его). Для оперативной реализации проекта должна быть сформирована так называемая группа внедрения, которая будет непосредственно заниматься процессом внедрения в целом, готовить вопросы на утверждение группы управления, взаимодействовать с поставщиком КИС и внешними консультантами. Кроме сотрудников отдела АСУ в эту группу должны войти (временно) сотрудники основных функциональных подразделений, подвергнутых автоматизации. Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. После обучения внедренческая группа разрабатывает детальный план проекта внедрения, в который включены такие вопросы, как обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие, вытекающие из них, параллельно решаемые задачи (эта работа проводится совместно группой внедрения и внешними консультантами). Кроме того, в рамках отдела АСУ должна быть создана группа поддержки проекта, задачей которой является поддержка функционирования КИС (как программного продукта) как на этапе внедрения, так и в процессе ее последующей эксплуатации. В каждом подразделении должны быть выделены и подготовлены квалифицированные пользователи, обеспечивающие поддержку эксплуатации функциональных модулей КИС.
Основные этапы проекта внедрения
Проект по внедрению КИС можно разделить на следующие основные этапы:
1. Предпроектное обследование. В ходе обследования выявляются основные информационные потоки на предприятии и формируется (сверяется) база основной нормативно-справочной документации. Главным требованием в данном случае является наличие всех необходимых для функционирования КИС справочников и классификаторов (единого классификатора продукции, товаров и материалов; плана счетов и аналитических признаков бухгалтерского учета; справочников дебиторов и кредиторов, справочника основных хозяйственных операций, стандартов учета движения материальных и денежных ценностей и т. д.) и соответствие принципов их организации требованиям системы. В ходе выполнения этапа обязательно должны быть созданы или проанализированы на полноту корпоративные стандарты учета и отчетности (эту задачу может выполнить только хорошо обученный персонал или внешние консультанты). На данном этапе производится диагностирование проблем, которые могут возникнуть при внедрении (например, выявление отсутствующих первичных документов, справочников, нормативов и стандартов), разрабатывается и согласовывается настройка справочников и классификаторов системы в соответствии с сформулированными требованиями. При необходимости, принимаются решения об изменении существующих практик учета или функциональных моделей. По результатам этапа формируется подписываемый всеми участниками проекта внедрения документ, который описывает все выявленные проблемы и намечает пути их ликвидации. От качества проведения данного этапа и полноты подготовленного документа часто зависит успех всего проекта внедрения КИС в целом.
2. Построение информационно-функциональной модели деятельности предприятия, описание и оптимизация процессов, подвергающихся автоматизации. Моделирование бизнес-процессов предприятия крайне желательно, так как оно позволяет хорошо подготовиться к внедрению. Моделирование должно проводиться хорошо обученными сотрудниками предприятия-заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и с привязкой созданной модели к стандартам бизнеса и к будущей системе.
3. Адаптация КИС на предприятии. В ходе этапа производится настройка системы в соответствии с планом проекта внедрения и тестирование отдельных модулей и функций группой внедрения. На данном этапе также очень важно наличие корпоративных стандартов, так как именно они являются основой настроек системы.
4. Опытная эксплуатация КИС. Осуществляется для того, чтобы заказчик убедился в полном соответствии функциональности, полученной в результате настройки системы, требованиям предприятия. На этом этапе сохраняется двойной ввод данных в старую и новую системы. В ходе опытной эксплуатации: генерируются стандартные отчеты (с помощью КИС и обычными способами) и производится верификация данных; система постепенно вводится в эксплуатацию, по отдельным участкам учета или управления; документируются инструкции по ведению рабочих мест и корректируются должностные инструкции участников учетного процесса и т. д. В отдельных подразделениях предприятия в систему вводятся фактические данные (в ограниченном объеме) и последовательно тестируются бизнес-функции путем моделирования реальных ситуаций деятельности предприятия (в условиях, максимально приближенных к действительности). Отрабатывается взаимная работа подразделений на основе тестовых пилотных примеров. Конечные пользователи обучаются работе с настроенной системой непосредственно на своих рабочих местах. При этом, должна уже быть установлена и настроена система разграничения доступа конечных пользователей к информации. Обучение проводится членами группы внедрения ≈ сотрудниками предприятия-заказчика. После обучения конечных пользователей отрабатывается интегрированный пилотный пример и полностью моделируется вся деятельность предприятия. На основе результатов выполнения пилотного примера руководством предприятия принимается решение о переводе КИС в промышленную эксплуатацию. Затем составляется план перевода внедряемой КИС в промышленную эксплуатацию и определяются процедуры работ и специальный график перехода конечных пользователей на работу в новой системе.
5. Ввод КИС в промышленную эксплуатацию.
6. Сопровождение промышленной эксплуатации.
Причины неудачных внедрений КИС
В настоящее время опыт внедрения КИС (как западных, так и отечественных) на российских предприятиях насчитывает многие десятки примеров. Следует сказать, что не всегда внедрение КИС было успешным и принесло предприятию ощутимую финансовую выгоду. Основные причины неудачных внедрений КИС заключаются в следующем:
- явная недооценка руководством и сотрудниками предприятия-заказчика (участвующими во внедрении) сложности процесса внедрения КИС;
- слабая организация выполнения проекта внедрения КИС и отсутствие реальной поддержки со стороны первых лиц предприятия;
- неготовность руководства заказчика (и самого предприятия, в целом) к конструктивным структурным изменениям и оптимизации процессов деятельности предприятия;
- включение в группу внедрения сотрудников исключительно службы АСУ, а не высококвалифицированных представителей автоматизируемых подразделений.
Рассмотренные выше принципы внедрения КИС на предприятии являются базовыми и, естественно, могут быть дополнены и расширены. В последующих статьях цикла будут подробно рассмотрены конкретные примеры внедрения различных КИС (отечественных и западных) на российских предприятиях.
КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ Анкета || Рубрики || Работа || Услуги || Поиск || Архив || Дни рождения
О "КИ" || График выхода || Карта сайта || Подписка
Главная страница
Сайт газеты "Компьютер-Информ" является зарегистрированным электронным СМИ.
Свидетельство Эл ╧ 77-4461 от 2 апреля 2021 г.
Перепечатка материалов без письменного согласия редакции запрещена.
При использовании материалов газеты в Интернет гиперссылка обязательна.
Телефон редакции (812) 118-6666, 118-6555.
Адрес: 196084, СПб, ул. Коли Томчака, д. 9
e-mail:
Для пресс-релизов и новостей