Алексей Федосеев, директор по информационным проектам
В предыдущих статьях мы говорили о системе управления, экономике и технологии внедрения. О человеческом факторе, и о том, кажется, говорили. Не говорили лишь о том, что такое автоматизация. Не говорили потому, что на практике большинство внедрений КИС и так сводится, почти исключительно, к автоматизации как таковой (мол, КИС ≈ это просто hard&soft, а прочее ≈ от ╚лукавого╩). А я считал и считаю основной задачей цикла статей ≈ привлечение внимания к неочевидным для большинства аспектам внедрения. И именно поэтому сейчас предметом обсуждения будет такая очевидная и такая НЕОЧЕВИДНАЯ автоматизация.
Очень простой вопрос ≈ для чего вообще нужна автоматизация? То есть для того, чтобы функционировала система управления, совсем не обязательны ПК. Они и появились-то совсем недавно, а сколько лет бизнесу ≈ никто не знает. Иными словами, ПК действительно необходимы только для игры в Quake, а бизнес, и тому масса примеров, может без них обойтись. (Это, вообще, очень интересная задача ≈ обоснование очевидных вещей). Ну, ладно, не буду томить: на простой вопрос ≈ простой ответ. Автоматизация нужна для повышения эффективности бизнеса. Каким образом? А смотрите, допустим, существует сотрудник, должностные обязанности которого достаточно формализованы (регламентированы). Если они не сложны и нагрузка не велика, то нет проблем. Но что происходит на практике при увеличении нагрузки, причем нагрузка здесь ≈ не обязательно в увеличении операций, это может быть повышение цены принимаемых решений, нервная нагрузка и прочие факторы. А происходит то, что количество выполняемых за единицу времени производственных операций уменьшается, зато вероятность технологических ошибок увеличивается. Поэтому замена алгоритмизируемых человеческих операций на машинные совершенно формально приводит к увеличению эффективности и надежности всей системы. И именно в этом и состоит задача автоматизации. Из этого же следует критерий оценки КИС как автоматизированной системы:
Коэффициент автоматизации (AQ) обратно пропорционален кол-ву алгоритмизируемых, но не автоматизированных операций.
Т.е. чем больше осталось ручной, рутинной (напомню, routine ≈ по-английски ≈ программа) работы, тем он ниже.
Плохо автоматизированная система (в вышеуказанном смысле) в предельном случае является просто хранилищем данных, в которое кто угодно, или что угодно просто вводит данные, потом эти данные, как правило, массой выбрасываются пользователю, который волен поступать с ними, как хочет. (Справка: хранилище с регламентированным вводом, но не регламентированной выборкой, на русском языке называется ╚свалкой╩).
Пример 1. Опасность недоавтоматизации. На некотором предприятии в системе была реализована поддержка планов, учета, планирования, и контроля. Вроде бы хорошо. В числе прочих составлялся бюджет выплат. Но на самом деле учет выполнения планов велся без предварительного контроля, т. е. при плане выплат в 100 единиц сотрудник мог сделать платеж на 500, и на следующий день менеджер видел результаты контроля ≈ отклонение ≈ 400. Правда, было уже поздно, так как отменить действие было невозможно. Поэтому перед любым платежом сотруднику приходилось сопоставлять план выплат, уже произведенные выплаты и намеченную выплату, а хранились они в разных подсистемах и т.д. и т.п. = время, раздражение, ошибки. А достаточно было просто проработать механизм лимитирования, и при попытке превышения лимита оператор получал бы соответствующее уведомление и рекомендацию отправить заявку на согласование и утверждение. Т.е. система с необходимой степенью гибкости реагировала бы, и больше того, даже регламентировала бы деятельность оператора. Т.е. коэффициент автоматизации ≈ это IQ КИС.
Но существует и другая опасность.
Пример 2. Опасность переавтоматизации. Предприятие купило престижную КИС (западного производства), вложив в нее сотни тысяч долларов. Номенклатура товаров ≈ около 10 000, поставок ≈ до 500 в день. Так вот, вместо обычных кладовщиков предприятие вынуждено было взять на работу квалифицированных программистов (хорошо, склад в Санкт-Петербурге, а не где-нибудь в провинции) для ввода накладных и подготовки отчетности. А все потому, что в этой КИС товар представлялся двенадцатизначным кодом, и пользователю каждый раз требовалось набирать в документах эти цифры, специальным образом ежедневно расшифровывать из данных штрих кодового оборудования, копировать и импортировать файлы, и снова преобразовывать коды в отчетах. А любая ошибка или несвоевременное выполнение операций, приводили к серьезным проблемам. То есть оперативность и достоверность информации, которую предоставляла КИС, зависела от такого числа человеческих факторов, что сбои были, фактически, запланированы.
Один интересный вывод, подчеркивающий близость IQ и AQ. Знаменитый закон Тейлора гласит: ╚Из двух кандидатов, одинаково пригодных для работы, следует выбрать более глупого╩. То же и с КИС ≈ из двух КИС, одинаково пригодных для автоматизации вашего предприятия, следует выбрать ту, у которой AQ ниже (более глупую). По крайней мере, денег сэкономите.
А теперь итог. Приведу определение КИС ≈ это автоматизированная система сбора, хранения, обработки и предоставления информации для целей управления предприятием. Выделим главное:
1. Для чего нужна КИС ≈ для УПРАВЛЕНИЯ
2. УПРАВЛЕНИЕ чем ≈ ПРЕДПРИЯТИЕМ
3. УПРАВЛЕНИЯ какого ≈ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО
Что такое управление, мы говорили в предыдущих статьях, ≈ это циклически организованный процесс, состоящий из фаз целеполагания, планирования, исполнения, контроля, анализа, корректировки и управленческого воздействия. Системы управления можно классифицировать по тому, какие и сколько фаз цикла управления они поддерживают.
Предприятие, как объект управления, имеет свою специфику. Во-первых, накладывается ограничение на количество автоматизируемых фаз цикла управления (в отличие от управления крылатой ракетой в бизнесе целеполагание, корректировка и управленческое решение не автоматизируются, по крайней мере, пока). Во-вторых, предприятие имеет функциональную иерархическую структуру, ≈ существуют сферы деятельности (продажи, закупки, производство, маркетинг и прочее), каждая из которых состоит из бизнес-процессов. Система управления может существовать, как для всего предприятия, так и затрагивать только его функциональные фрагменты ≈ сферы деятельности и бизнес-процессы. Системы управления можно классифицировать по тому, какими и сколькими фрагментами предприятия они ╚управляют╩.
Что такое автоматизация, мы говорили в начале статьи. Системы управления можно классифицировать по значению коэффициента автоматизации AQ.
Как пользоваться критериями для определения оптимальной (той, что нужна именно вам) КИС? Наш опыт показывает, что в пространстве КИС правила ╚лучше больше╩ или ╚лучше меньше╩ не работают. Необходимо точное определение координат системы управления (того, что нужно). Построение КИС с максимально близкими, по возможности (на практике совпадение бывает очень редко), координатами.
К сожалению, большинство предприятий в пространстве КИС находятся вблизи ╚абсолютного нуля╩, и, абсолютно, все предприятия хотят находиться по диагонали от него, и как можно дальше. Проблема заключается в том, что сделать это в один присест, да еще само собой, не удастся. В современной русской управленческой психологии, ярчайшим представителем которой является Владимир Тарасов, есть такой принцип ≈ ╚путь из беспорядка в ╚полный порядок╩ лежит через упрощенный порядок╩. Следствием этого является то, что невозможно из ╚абсолютного нуля╩ (беспорядка) сразу перейти куда-то далеко по диагонали (полный порядок). Следовательно, любая попытка мгновенного и легкого достижения полного порядка не научна или, по-простому, обречена. Но после каждого частичного улучшения, устраняющего частицу беспорядка, необходимо ставить конкретную ДОСТИЖИМУЮ цель, приближающую к порядку. ╚Навигирование╩ в этом пространстве имеет свою специфику и безопасно (без неприятных последствий разного рода) в нем перемещаться можно, только используя специальную методику.
Пришла пора подвести итог. За четыре последних месяца наше общение стало не только регулярным, но и привычным. Причем проходило оно не только два раза в месяц во время выхода КИ ≈ были телефонные разговоры, Интернет, встречи, наконец. Для меня результаты этого общения ≈ неоценимы. Пишите, звоните, приходите.С Новым 2000 Годом!
Консультационно-внедренческая фирма ╚ИНТАЛЕВ╩
Год основания ≈ 1996, член АКЭУ, 1С:Франчайзинг
СПб, Невский пр., д. 140, помещ. 16
Тел/факс 324-6919 (многоканальный)
E-mail: ; http://www.intalev.spb.ru