Единая Автоматизированная Информационная Система Комитета по занятости населения.
Опыт внедрения

В прошлом номере "КИ" познакомил своих читателей с проектом по созданию ЕАИС КЗН. Однако статья не смогла подробно осветить все аспекты его реализации, которые могли бы быть интересны и полезны как заказчикам, так и исполнителям информационных проектов. Данную публикацию мы решили посвятить самому "судьбоносному" периоду каждого проекта - внедрению разработки в промышленную эксплуатацию.
Несмотря на лиричность примененного термина, он наиболее точен, поскольку от результатов данного этапа зависит успех проекта в целом, а именно: будет ли он востребован заказчиком в полной мере или обречен на забвение.
ЕАИС КЗН - крупная корпоративная система, обеспечивающая автоматизированную технологию работы подразделений Служб занятости населения (СЗН) в рамках единого информационного пространства - распределенной БД, состоящей из БД Центрального узла (головное подразделение СЗН) и 38-ми БД периферийных узлов (территориально-удаленные районные подразделения СЗН). Каждая площадка характеризуется как своим набором функциональных рабочих мест (всего их около 40), так и количеством подключенных пользователей.
Периферийные площадки располагаются в радиусе 50 км от головного подразделения КЗН. Общее количество РМ в системе - более 800.
"КИ" обратился к Сергею Лабину, руководителю проекта по созданию ЕАИС КЗН, с просьбой рассказать о внедрении ЕАИС КЗН и, может быть, дать некоторые рекомендации организациям, стоящим на пути информатизации.

В. ЕАИС КЗН является одной из немногих реально функционирующих в нашем городе крупных ИС. В чем, на Ваш взгляд, ключ к успеху проекта?
О. Как мы уже говорили в предыдущей статье, успех проекта по созданию информационной инфраструктуры СЗН заключается в точном соблюдении технологического цикла создания корпоративных ИС. В основу построения ЕАИС положен Стратегический план реализации проекта, разработанный специалистами фирмы, который позволил сделать оценку необходимых ресурсов (временных, финансовых,
технических и кадровых). Данный аналитический этап (кстати, некоторые заказчики в целях экономии пытаются его избежать) исключает возможность стратегических просчетов, сводит к минимуму количество ошибок на начальной стадии проекта, а также обеспечивает его стабильное плавное финансирование за счет четкого планирования этапов работ. ЕАИС создавалась в тесном взаимодействии со специалистами Заказчика, что обеспечило детальное соответствие автоматизированной технологии законодательной базе РФ и методике работы СЗН, а также создание дружественного, интуитивно понятного, пользовательского интерфейса. Поэтому успешным завершением проект во многом обязан Заказчику, который обеспечил детальную проработку методического сопровождения проекта, а также взял на себя большую часть организационного обеспечения работ. Рабочая группа Заказчика, объединившая руководителей и ведущих специалистов подразделений СЗН, принимала деятельное участие в проведении работ с первых дней проекта, координируя процесс взаимодействия сотрудников Исполнителя и Заказчика, а также обеспечив четкую формализацию предметной части прикладных задач и методики их информационного взаимодействия. Без постоянного участия сотрудников СЗН в работе над каждой стадией проекта, без полного понимания ими новых задач и серьезного отношения к своим функциям внедрение ЕАИС было бы невозможно.

В. На этапе внедрения и Исполнителя, и Заказчика подстерегает масса проблем. Столкнулись ли Вы с ними?
О.Конечно, проблем было много. Система внедрялась на территориально распределенных площадках, на которых работает около 1000 специалистов. ЕАИС охватывает практически все области деятельности СЗН и, таким образом, внедрение этой системы коснулось каждого специалиста - в особенности при переходе от старого доброго Novell файл сервера, Fox Pro и клиента под DOS на Windows NT, клиента под Windows 95 и сложную систему обмена и согласования данных. Поэтому задача по внедрению системы представлялась не менее сложной, чем ее разработка, и тем более приятно, что совместные усилия Исполнителя и Заказчика по внедрению системы увенчались полным успехом. Работы по подготовке ПО ЕАИС КЗН к внедрению начались уже на стадии опытной эксплуатации (ОЭ). Главная задача проекта заключалась в создании рабочего инструмента, который, несмотря на свою сложность, должен был быть прост и удобен в эксплуатации (как домашние тапочки). Специалист Комитета, ведущий прием населения, обслуживает до 80 посетителей в день. Если его рабочий инструмент неудобен и сложен - это провал. Поэтому наиболее длительной стадией проекта явилась опытная эксплуатация ПО ЕАИС КЗН. Более года производилась доработка ПО, в результате которой удалось достичь высокой степени его адаптации к конкретным потребностям специалистов, обеспечить удобство и скорость работы. На этапе ОЭ был сформирован и оснащен макет площадки Службы занятости. На базе созданного макета проводились работы по тестированию и "обкатке" ПО ЕАИС, в которых приняли участие около 100 специалистов КЗН. Каждый специалист, отработав неделю на новой системе, делал записи в "Журнал ОЭ" - специально разработанной вспомогательной программе, облегчающей сбор и систематизацию замечаний и предложений специалистов. Все записи журнала внимательно изучались членами совместной Рабочей группы, объединяющей представителей Исполнителя и Заказчика. В результате ОЭ ПО и пользовательский интерфейс претерпели существенные изменения. Однако, как показал опыт, такие затраты оказались не напрасными - в дальнейшем процесс внедрения не вызывал у конечного пользователя эффекта отторжения. И, хотя первые дни работы с новым инструментом всегда непросты, специалисты заказчика быстро привыкали к нему, и через несколько дней работы новое ПО не вызывало ничего, кроме похвал.

В. Хорошо, новый программный продукт лег на стол Заказчику. Как осуществлялся сам процесс внедрения системы на таком сложном объекте?
О. На этапе ОЭ была сформирована система обучения конечных пользователей и выстроены стройная технология и процедуры внедрения ЕАИС, обусловленные спецификой деятельности организации заказчика. На всех 38-ми площадках ПО ЕАИС за один день не внедришь, и СЗ в период внедрения должна была функционировать в обычном рабочем режиме. Для обеспечения плавного перехода на новую технологию работы без нарушения повседневной деятельности СЗН была применена технология поэтапного внедрения, подразумевающая медленное вытеснение (площадка за площадкой) старого ПО. Для этого в ЕАИС КЗН была предусмотрена возможность параллельного функционирования новых прикладных задач с системами предыдущего поколения и режим обмена данными между ними. Подготовка к этому процессу внедрения была очень серьезной и включала несколько крупных мероприятий - подготовку технической и телекоммуникационной базы, обучение специалистов, подготовку нормативно правовой базы (приказы и распоряжения) и сам процесс перевода ПО ЕАИС в промышленную эксплуатацию. Для координации работ сторонами был разработан и утвержден сетевой график, согласовывающий по дням (иногда часам) работы, проводимые заказчиком и исполнителем. График охватывал весь период внедрения, продолжительность которого составила 8 месяцев. В течение трех месяцев, предшествующих вводу ПО ЕАИС, в промышленную эксплуатацию проводилось плановое дооснащение (модернизация) технических средств, систем передачи данных, а также установка и настройка необходимого телекоммуникационного оборудования. Контроль за подготовкой технической базы площадки к внедрению осуществлял Заказчик. Обучение конечных пользователей проводилось в несколько этапов. Положительным фактором явилось наличие учебного центра у Заказчика, оснащенного двумя компьютерными классами для одновременного обучения 20 специалистов. 1-й этап обучения был проведен в рамках ОЭ, когда ответственными специалистами учебного центра были подготовлены необходимые для обучения методические материалы. По окончании ОЭ по специально разработанной программе Исполнителем было проведено обучение 26 специалистов Заказчика, из числа принявших участие в ОЭ, на которых было возложено дальнейшее обучение их коллег. Подготовка всех администраторов площадок была проведена также специалистами Исполнителя. На 2-м этапе проводилось обучение всех специалистов Районных центров занятости (РЦЗН). 3-й этап обучения производился за 1 неделю до перевода площадки. Исполнитель заранее устанавливал сервер БД ЕАИС, оснащал его БД для данного РЦЗН (для чего производилась предварительная миграция БД для данной площадки) и оборудовал учебные рабочие места. Таким образом, специалисты РЦЗН до перевода центра в ПЭ имели возможность работать с системой в учебном режиме. В результате четко организованной многоступенчатой системы обучения, каждый специалист подошел к своему первому дню работы в новой программной среде вполне подготовленным. Подготовка нормативно-правовой базы заключалась в планомерном издании соответствующих приказов и распоряжений, регламентирующих деятельность подразделений и конкретных специалистов Заказчика в период внедрения и промышленной эксплуатации (ПЭ). Из наиболее важных следует отметить: приказы об обучении специалистов (с отрывом от производства), распоряжения, закрепляющие ведение БД нормативно-справочной информации за конкретными специалистами (подразделениями), приказы, определяющие права доступа всех специалистов к данным и программам, и ряд других. Процесс перевода районных центров занятости в промышленную эксплуатацию - наиболее ответственный, в силу особенностей деятельности СЗН, период перехода к новому ПО. В связи с тем, что для проведения мероприятий по внедрению была необходима остановка РЦЗН, т.е. прекращение приема граждан, период этих работ был ограничен 3 рабочими днями. Т. е. за 3 дня должны быть произведены следующие работы на всех площадках районного центра, независимо от их количества, территориальной удаленности и величины: миграция существующей БД в БД ЕАИС, подготовка РМ (установка и настройка Win95, клиентской части Orасle, ПО ЕАИС), установка БД на сервер, инициализация системы обмена и согласования данных, ввод пользователей площадки и определение прав доступа в соответствии с приказом, проверка корректности мигрировавшей информацией специалистами Заказчика в течение 1 рабочего дня. Для выполнения этих работ для каждого РЦЗН составлялся почасовой график выполнения работ, координирующий действия сторон в течение этих 3 дней. В процессе внедрения проводились рабочие совещания на площадках переводимого в ПЭ РЦЗН, фиксирующие состояние дел на каждом шаге внедрения. На этапе ПЭ была также апробирована программа автоматического обновления версий ПО, разработанная для сокращения времени внедрения.

В. Какие выводы Вы могли бы сделать, исходя из опыта внедрени?
О. Я бы выделил три наиболее важных.

  1. Внедрение системы такого масштаба невозможно без длительного периода адаптации ПО к конкретным требованиям его конечных пользователей. Сроки и финансовое обеспечение этого этапа должны быть изначально заложены в график и смету проекта. В противном случае на свет появится пусть эффектный, но бесполезной инструмент.
  2. Время, потраченное на организацию, тщательную проработку всех технологических процессов внедрения (вплоть до составления почасовых графиков проведения работ) многократно окупится на стадии внедрения. Отсутствие организованного взаимодействия сторон обрекает проект на неудачу.
  3. Доверие заказчика. Понимание и стремление к сотрудничеству достигаются тяжелым трудом и огромным терпением. Поэтому успеху проекта содействуют не только профессионализм специалистов исполнителя, но и их чисто человеческие качества и умение работать в команде. Чувство юмора также не повредит.

В. Как можно использовать Вашу разработку в интересах города?
О. ЕАИС построена как открытая и наращиваемая система. В той или иной степени для города могут быть полезны различные элементы этой системы. Главными, конечно, являются информация по предприятиям и гражданам, накопленная в БД ЕАИС, а также отработанные механизмы ее обработки. Средства передачи и согласования информации позволяют в рамках адаптации ЕАИС включить в обмен данными различные Федеральные и Муниципальные организации. Наш опыт может быть полезен аналогичным городским структурам, таким, как Регистрационная палата, Пенсионный фонд, Фонды медицинского и социального страхования и другим муниципальным структурам.

КОМПЬЮТЕР-ИНФОРМ